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Méthodologie de projet

Par Elodie, volontaire en service civique en accompagnement de projet.

 

Vous avez une idée en tête ? Vous avez envie de monter un projet ? Pour le mener à bien, quelle que soit sa nature, il est important d’être bien accompagné et de procéder par étapes afin de mettre toutes les chances de votre côté. C’est le moment d’oser !

 

Etape 1 : clarifier son idée

 

Avant de se lancer concrètement dans la réalisation de votre projet, il est important de mettre à plat toutes vos idées, de les éclaircir et de réfléchir à vos objectifs.

 

Pour cela, commencez par vous poser quelques questions qui vont aideront à mettre des mots sur vos idées. Les questions sont simples mais les réponses constitueront une base solide pour la rédaction de votre dossier de présentation du projet.

 

Commencez par vous demander en quoi consiste votre projet ? A qui s’adresse-t-il ? Est-ce pour vous ou pour les autres ? Allez-vous travailler seul ou en équipe ? Déterminez le lieu ou la portée géographique de vos actions. Y a-t-il une date butoir ou est-ce un projet qui se réalisera sur la durée ?

 

Astuce : avec les réponses obtenues, vous pouvez essayer d’en faire un petit texte pour observer si vous êtes déjà capable d’expliquer de manière globale votre projet.

 

Etape 2 : documentez-vous pour faire un état des lieux

L’étape de la documentation est l’une des plus importantes. Commencez par chercher si votre projet n’a pas été réalisé par d’autres porteurs de projet ou si un projet similaire n’a pas déjà vu le jour. Vous pourrez, si l’occasion se présente, essayer d’avoir un échange avec un de ces porteurs afin d’évoquer les erreurs de parcours qui pourraient être évitées.

 

Multipliez les sources afin d’avoir un maximum d’informations : lisez régulièrement la presse, notamment la presse locale en guettant les articles mettant en avant de nouveaux dispositifs qui pourraient vous être utiles. N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’une structure Information Jeunesse. Vous pouvez également vous renseigner auprès de professionnels en accompagnement de projet.

 

Enfin, demandez-vous si votre projet est réalisable en termes d’actions, d’organisation, matériellement et bien évidemment, financièrement.

 

Astuce : testez votre idée auprès de votre entourage en expliquant votre projet dans les grandes lignes (c’est le moment de réutiliser ce que vous avez travaillé lors de la première étape). Vous aurez ainsi un premier regard extérieur sur votre projet.

 

Etape 3 : faire une analyse de l’existant et formaliser le projet

 

Il s’agit de faire un état des lieux objectif de l’environnement, des acteurs, des dispositifs… dans le domaine qui vous intéresse et dans lequel votre projet peut se développer. Vous pouvez notamment vous poser les questions suivantes : « En quoi mon projet peut améliorer ou apporte une réponse à ceci ou cela ? », « A quel besoin répond-t-il ? ».

 

A ce stade, l’idée est mûre : il reste à la formaliser, sans jamais oublier l’objectif : convaincre.

 

Une des premières questions qui vous sera posée sera certainement : « Et pourquoi ce projet ? ». Si la réponse s’impose, vous devenez crédible.

 

7 critères sont déterminants :

  • la réponse à un besoin,
  • l’innovation,
  • l’actualité,
  • l’implantation géographique,
  • l’équipe,
  • la faisabilité,
  • la visibilité.

 

Etape 4 : prévoir le budget

 

Dans tous les projets, l’aspect financier reste l’élément le plus important. Pour ne pas vous perdre mais aussi pour pouvoir le montrer aux différents partenaires que vous solliciterez, vous devrez construire un tableau récapitulatif : un budget prévisionnel.

 

Dans ce tableau, vous y noterez tous les financements extérieurs :

  • subventions,
  • dons (en précisant s’ils sont demandés ou déjà acquis),
  • autofinancement (l’argent que vous disposez et que vous voulez investir dans ce projet)
  • etc.

 

Mais surtout, les dépenses prévues :

  • achat/location de matériel,
  • communication,
  • transport,
  • logement,
  • etc.

 

Les éléments dépendront de votre projet.

Il reste tout de même impératif que la somme des dépenses soit égale à celle des recettes.

 

Astuce : faites faire des devis aux différents partenaires ou entreprises que vous solliciterez, ne faites pas de budget à la louche afin de ne pas vous retrouver avec des dépenses supplémentaires non prévues.

 

Etape 5 : rédiger un dossier de présentation

 

Le dossier de présentation sera votre support pour « vendre » votre projet aux différents partenaires que vous allez solliciter. Ils doivent y trouver toutes les actions que vous planifiez de faire, le budget prévisionnel, votre présentation personnelle, etc. Souvent, les demandes de subventions se font à l’aide de dossiers de candidature, notamment dans les appels à projet. Vous n’aurez donc qu’à les remplir et ajouter les annexes demandées ou que vous jugerez nécessaires.

 

Dans les autres cas, suivez un plan du type : titre, sommaire, présentation et motivation du porteur de projet, description du projet, moyens mis en œuvre, partenaires (techniques ou financiers, qu’ils soient engagés ou seulement envisagés), l’échéancier, la communication du projet, les perspectives d’avenir, le budget, les annexes et les contacts.

 

Vous pouvez accompagner chaque dossier de présentation d’une lettre adaptée à chaque partenaire, comme on personnalise une lettre pour un emploi. Dans cette lettre, montrez votre envie et laissez entendre que ce partenariat serait du « gagnant-gagnant ».

 

Astuce : faites relire votre dossier à plusieurs personnes pour contrôler les fautes d’orthographe et les coquilles.

 

Etape 6 : demander des financements

 

Différents organismes existent pour soutenir financièrement des projets de jeunes.

 

Ils ont en général des critères spécifiques pour accorder leurs financements. Ils peuvent viser le porteur du projet (âge, lieu d’habitation, statut…), la nature du projet (environnement, solidarité, culture, recherche, création d’entreprise ou d’association…), le lieu de réalisation (certaines mairies préfèreront porter les projets qui se réaliseront dans leurs villes par exemple)… Il faut donc étudier ces critères avant d’envoyer une demande qui serait refusée d’avance.

 

En plus de ces critères, faites attention aux dates d’appels mais surtout, à celles des limites de dépôt de dossiers. Soyez vigilants et regardez régulièrement si un appel a été lancé et regardez avant tout de chose quelle est la date butoir. Notez que certains appels à projet ne se font qu’une fois par an !

 

Astuce : pour mettre toutes vos chances de votre côté, multipliez les demandes de subventions auprès de différents partenaires. Pensez que les aides peuvent être multiples : financement, prêt de matériel ou de salles, parrainage médiatique, conseils…

 

Etape 7 : établir un plan d’action

 

Lors de cette étape, notez toutes les actions que vous allez mener et que vous classerez dans un échéancier ou un rétroplanning. Ces outils vous aideront à déterminer l’ordre d’exécution des différentes tâches afin de mieux gérer votre temps. Si la date de finalité du projet arrive vite, le rétroplanning s’accordera mieux. L’échéancier, de son côté, sera plus adapté à des projets plus longs car certains projets peuvent demander des mois voire même des années de préparation !

 

Pour les construire, vous pouvez partir de la date finale du projet et remonter le temps. En gardant en tête que certaines tâches vous demanderont plus de temps que d’autres, vous noterez quelles tâches sont prioritaires ainsi que leurs durées.  Si vous travaillez en équipe, c’est le moment de désigner les rôles de chacun et de les distinguer également sur l’échéancier.

 

Astuce : travailler sur ordinateur facilite grandement le travail de rédaction car les modifications sont bien plus simples à effectuer.

 

Etape 8 : communiquer !

 

Tout au long de votre projet, la communication devra être un sujet à traiter avec une attention particulière. Impossible de faire connaitre votre projet sans établir un plan de communication ! Chaque public que vous allez viser aura une réception différente de votre projet, il sera donc intéressant d’adapter votre communication en fonction du public. Misez sur plusieurs supports : de la communication web, des affiches papiers, des messages différents en fonction des lieux de diffusions… Il faut capter l’attention du public !

 

Pour les médias, préparez un communiqué de presse que vous pourrez envoyer aux différents contacts presse que vous aurez réussi à avoir lors de vos recherches. Si le sujet leur plait, vous pourriez avoir un article dans leurs journaux ! Les jeunes porteurs de projet attirent toujours les journaux !

 

Astuce : si certaines compétences viennent à vous manquer,  pensez à solliciter des étudiants en communication ou votre entourage !

 

Etape 9 : après la préparation, la réalisation !

 

La préparation est impérative pour réaliser votre projet dans les meilleures conditions. Imaginez tous les problèmes que vous pourriez rencontrer afin d’avoir les réponses le plus vite possible s’il viennent à s’inviter. S’il vous manque quelques compétences, il est encore temps pour vous de vous former ou bien de trouver ces compétences chez vos coéquipiers ou vos partenaires.

 

Prenez des conseils sur tous les points de votre projet auprès de professionnels. Cela vous aidera à penser à tout ! C’est le moment d’avoir tous les renseignements sur les termes juridiques avant le lancement du projet pour être au clair sur toutes les réglementations.

 

Il faudra également créer un compte bancaire réservé au projet. Dans certains appels à projet, il vous sera demandé de créer une association afin d’avoir un compte bancaire au nom de cette association.

 

Astuce : conservez toutes les traces écrites de toutes vos communications et faites le distinguo entre les courriers simples et les courriers envoyés ou reçus en recommandés.

 

Etape 10 : le temps de l’évaluation

 

Votre projet vient de se réaliser, il est temps pour vous de vous évaluer ! L’évaluation est là pour mesurer vos actions, l’impact de votre projet, s’il s’agit d’une réussite ou non. Elle est utile même si vous ne prévoyez pas de pérenniser votre projet.

 

Pour vous aider, vous pouvez vous poser ces quelques questions : mes objectifs ont-ils été atteints ? Ai-je utilisé les bons outils ? Ai-je réalisé les bonnes actions ? Ai-je bien estimé les dépenses et les recettes ? Le public a-t-il répondu présent ? Quel a été l’impact de mon projet sur ma ville et les alentours ? Vous devez vous poser des questions sur tous les aspects du projet, même sur des aspects plus personnels.

 

Avec cette évaluation, vous pourrez constituer un dossier écrit récapitulant votre projet de l’idée à la réalisation. N’hésitez pas à l’envoyer aux différents partenaires qui ont soutenu votre projet accompagné d’une lettre de remerciement. Agrémentez ce dossier de photos, d’illustrations, d’articles de presse, de vidéos, sons…

 

Astuce : faites deux évaluations, une que vous ferez à chaud à la fin de la réalisation de votre projet puis une autre, à tête reposée, 1 à 2 semaines après afin d’être plus objectif sur vos différentes actions.

 

Etape 11 : l’après

 

Vous avez réussi, votre projet s’est réalisé ! Vous voulez continuer ? Pourquoi ne pas vous professionnaliser ? C’est l’occasion de travailler dans le domaine qui vous passionne !

 

Si vous tentez l’aventure, ne brûlez pas les étapes. Tout doit être fait de nouveau mais, cette fois-ci, vous aurez tous les outils en main pour y faire face. Avec votre évaluation, vous saurez  à quelle étape une aide serait nécessaire ou si le besoin de vous former devient indispensable.

 

Astuce : continuez tout  de même à vous faire plaisir et, surtout, ne baissez pas les bras !

 

 

 

 

Plus d’infos sur le sujet ?

N’hésitez pas à vous rendre au CRIJ, dans un BIJ ou un PIJ, c’est gratuit, ouvert à tous, anonyme et sans rendez-vous ! Vous y trouverez de nombreuses ressources et pourrez rencontrer un informateur jeunesse pour vous aider dans vos recherches.
Certaines structures peuvent également proposer des ateliers d’info sur la thématique et un accompagnement dédié (c’est le cas au CRIJ !).
Consultez www.crijinfo.fr/agenda pour consulter la date de notre prochaine animation au CRIJ à Orléans. Vous habitez une autre ville ? Contactez les BIJ et les PIJ.

Documents utiles

Fiches pratiques multi-thématiques avec des modes opératoires autour de la gestion de projet, de la communication, des partenariats, etc. (Animafac), 2017.

« Guide du porteur de projet » (Animafac), 2011.

« Guide méthodologique de la conduite de projet » (Ministère de la Jeunesse, des sports et de la vie associative), 2004.

Attention, les contacts et ressources de ces guides sont susceptibles d’avoir changé. La démarche méthodologique reste valable.

Sites Internet utiles

animafac.net
Informations, ressources méthodologiques, conseils pratiques, formations en ligne.

projaide.fr
Réseau social des porteurs de projet : mise en relation de porteurs de projets et de points d’accompagnement. Fiches ressources, aides méthodologique.

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